- Mục đích và Phạm vi
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Minh Thu (“Công ty” hay “Minh Thu”) không chấp nhận bất kỳ hành vi gian lận, không chính đáng, không tuân thủ pháp luật hoặc các hành vi sai trái khác vi phạm các chính sách (chính sách bảo mật; chính sách phòng chống tham nhũng; chính sách bảo vệ môi trường; an toàn lao động….) của nhân viên trong Công ty cũng như các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty trong quá trình làm việc tại Minh Thu. Chính vì thế, Cơ chế tố giác hành vi sai phạm (“Cơ chế”) được thiết lập với mục tiêu cung cấp nguyên tắc chung để đảm bảo an toàn cho người tố giác mà không sợ những hệ lụy có thể xảy ra.
Nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng, nhà thầu và các bên liên quan khác có thể thực hiện theo các bước Quy trình được xây dựng trong Cơ chế này để báo cáo bất kỳ mối quan ngại hoặc khiếu nại liên quan đến các vấn đề về kế toán-kiểm toán, kiểm soát nội bộ, các vấn đề công khai, xung đột lợi ích, giao dịch nội gián, thông đồng với đối thủ cạnh tranh hoặc bất kỳ hành vi gian lận, tham nhũng, mất an toàn lao động hay những việc làm sai trái khác của nhân viên.
Cơ chế này cho phép nhân viên hoặc các tổ chức, cá nhân bên ngoài báo cáo các hành vi sai trái cho Cán bộ được chỉ định độc lập mà không sợ bị trả thù, phân biệt đối xử hoặc các hệ lụy liên quan, đồng thời giúp Công ty đưa ra những hành động thích hợp, bao gồm nhưng không giới hạn, việc kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động và/ hoặc dịch vụ với các tổ chức/cá nhân bị tố giác.
Cơ chế này cũng nhằm bảo vệ những người tố giác không bị đối xử bất công sau khi tố giác. Những khiếu nại không phù hợp và không có thật sẽ không được xem xét. Cơ chế này không phục vụ giải quyết các hiềm khích cá nhân mà nên trình bày trực tiếp với lãnh đạo các Khối, Phòng ban để tìm hướng xử lý.
- Định nghĩa
Các hành vi sai trái, không hợp pháp của nhân viên hoặc các tổ chức, cá nhân bên ngoài bao gồm nhưng không giới hạn:
(1) Giả mạo chữ ký, giấy tờ…;
(2) Biển thủ công quỹ;
(3) Làm rò rỉ tài liệu, thông tin vì lợi ích cá nhân;
(4) Lạm dụng chức vụ quyền hạn;
(5) Không tuân thủ luật pháp và các quy định đã đề ra;
(6) Quấy rối;
(7) Tham nhũng, hối lộ;
(8) Trộm cắp
(9) Các vi phạm gây ô nhiễm môi trường: vứt rác không đúng vị trí, chở hàng hóa không che chắn để rơi vãi…
(10) Các hành vi vi phạm an toàn lao động: không thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, buộc người lao động làm việc tại nơi có nguy cơ xẩy ra tai nạn lao động,…
- Cơ chế tố giác
Công ty khuyến khích nhân viên và các tổ chức, cá nhân bên ngoài cung cấp tên khi đưa ra cáo buộc. Bất kỳ cáo buộc không nêu rõ danh tính sẽ không được tiếp nhận. Tất cả các cáo buộc sẽ được xem xét mức độ thành thật, chính xác, khả năng xác nhận các nguồn thông tin cung cấp, và được đảm bảo bí mật trong suốt quy trình xử lý.
Người cáo buộc có thể thực hiện báo cáo bằng cách:
 |
085.358.8585 |
 |
info@minhthujsc.com |
Việc có được các thông tin cần thiết sẽ giúp Công ty điều tra và đánh giá chính xác vụ việc. Chính vì thế, cáo buộc đưa ra phải thật cụ thể và chi tiết, ghi rõ các bên liên quan, ngày & thời gian diễn ra vụ việc, phân loại vụ việc, các bằng chứng chứng minh cho lời cáo buộc, và nếu có thể cung cấp chi tiết thông tin liên lạc để Công ty có thể gọi trong trường hợp cần thêm thông tin.
Cán bộ được chỉ định độc lập là người do Giám đốc Công ty chọn và sẽ chịu trách nhiệm về tất cả cáo buộc được gửi tới. Đây cũng sẽ là người chịu trách nhiệm bảo lưu các trường hợp phát sinh và đảm bảo các vấn đề được đưa ra được giải quyết đúng.
- Tính bảo mật
Công ty không khuyến khích nhân viên hoặc các tổ chức, cá nhân bên ngoài đưa ra cáo buộc mà không nêu rõ danh tính. Công tác điều tra sẽ trở nên bất khả thi nếu không được cung cấp thêm thông tin, đồng thời sẽ gặp phải khó khăn trong việc xác định tính chính xác và trung thực của lời cáo buộc. Tuy nhiên, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, Công ty sẽ đảm bảo bí mật thông tin cá nhân người tố giác và bảo vệ danh tính của họ trong phạm vi tối đa được pháp luật cho phép
- Giải quyết khiếu nại
(1) Khi nhận được khiếu nại, cán bộ được chỉ định độc lập cần xem xét, tiếp nhận thông tin khiếu nại và đánh dấu “thông tin tuyệt mật” để đảm bảo tính bí mật.
(2) Ngay sau đó, cán bộ được chỉ định độc lập có trách nhiệm thông báo cho Giám đốc và chủ trì phối hợp với các bộ phận/phòng ban liên quan tiến hành điều tra sơ bộ ban đầu để đảm bảo hành động kịp thời và hợp lý.
(3) Sau điều tra sơ bộ, toàn bộ sự việc sẽ được xem xét trong một khung thời gian hợp lý để đi đến quyết định có hay không tiến hành điều tra chi tiết. Nếu không, cán bộ được chỉ định độc lập sẽ ban hành báo cáo điều tra.
(4) Báo cáo điều tra sẽ do cán bộ được chỉ định thông báo cho Giám đốc Công ty. Ngoài ra, nếu khiếu nại liên quan đến các cán bộ cấp quản lý, vụ việc sẽ được trình bày trong cuộc họp Hội đồng Quản trị của Minh Thu.
(5) Khi nhận được báo cáo điều tra ban đầu của cán bộ được chỉ định độc lập, Giám đốc Công ty sẽ tổ chức Ủy ban đánh giá đạo đức Minh Thu để đánh giá khiếu nại. Ủy Ban này bao gồm Giám Đốc và các thành viên khác do Giám đốc lựa chọn.
(6) Ủy ban đánh giá đạo đức Minh Thu sẽ mở cuộc họp xem xét khiếu nại và xác định có nên tiến hành điều tra chi tiết hay không. Tuy nhiên, thông tin cá nhân của người tố giác cần được các thành viên của Ban giữ bí mật trong suốt quá trình điều tra.
(7) Nếu Ủy ban đánh giá đạo đức Minh Thu ra quyết định không cần tiến hành thủ tục điều tra chi tiết, Ban nên đưa ra đề xuất về kế hoạch khắc phục hậu quả và mức kỷ luật tương ứng với mức độ nghiêm trọng của hành vi phạm tội khi kết thúc cuộc họp.
(8) Các mức kỷ luật sẽ bao gồm nhưng không giới hạn:
- Kỷ luật;
- Sa thải;
- Yêu cầu trả lại hoặc bồi thường tài sản;
- Yêu cầu bồi thường bảo hiểm;
- Tiến hành các thủ tục tố tụng.
(9) Sau khi kết thúc cuộc họp, Biên bản cuộc họp sẽ được lập và lưu trữ bảo mật. Các cấp quản lý của Công ty tiến hành khắc phục hậu quả và đưa ra quyết định kỷ luật theo kiến nghị của Ban.
(10) Trong trường hợp cần thiết, cán bộ được chỉ định độc lập sẽ liên hệ với người tố giác để làm rõ thông tin.
(11) Trong thời gian điều tra, Công ty có quyền trình khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tùy theo tính chất từng khiếu nại, người bị khiếu nại sẽ được thông báo về cáo buộc liên quan tới mình và được cho cơ hội để bác bỏ cáo buộc. Những đối tượng không có tinh thần hợp tác hoặc cố tình cung cấp thông tin sai lệch trong quá trình điều tra sẽ bị kỷ luật nghiêm ngặt.
(12) Tất cả ghi chép bằng văn bản liên quan đến khiếu nại phải được lưu trữ bảo mật trong tập hồ sơ điều tra khiếu nại. Hồ sơ điều tra hoàn chỉnh phải được cán bộ được chỉ định độc lập cất giữ nơi an toàn
- Bảo vệ và hỗ trợ người tố giác
Công ty nghiêm cấm phân biệt đối xử, trả đũa, quấy rối hoặc bất cứ hình thức tương tự đối với người đưa ra các cáo buộc chính xác. Người tố giác có thể ngay lập tức thông báo cho cán bộ được chỉ định độc lập nếu cảm thấy mình bị đối xử như một trong các hành vi trên. Báo cáo phải được thực hiện kịp thời để hỗ trợ cho công tác điều tra và giúp Giám đốc Công ty đưa ra hành động/giải pháp thích hợp. Trong một số trường hợp, người cáo buộc có thể cần phải đến trình diện để làm nhân chứng. Nếu nhân viên hoặc các tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp có thiện ý tố cáo hành vi sai phạm nhưng cuộc điều tra vẫn chưa hoàn thành thì sẽ không có hành động hay biện pháp nào được tiến hành để chống đối lại họ. Tuy nhiên, nếu một nhân viên đưa ra cáo buộc không đúng do hiềm thù hoặc vì lợi ích cá nhân, Công ty sẽ đưa ra các mức kỷ luật phù hợp, thậm chí là báo với cảnh sát.
- Hiệu lực
Cơ chế này có hiệu lực kể từ ngày 03/12/2019
Công ty có thể chỉnh sửa cơ chế này để đảm bảo tuân thủ các quy định, quy tắc liên quan hay các thay đổi về cơ cấu trong nội bộ Công ty. Cơ chế và các bản sửa đổi Cơ chế chỉ có hiệu lực sau khi được Giám đốc Công ty phê duyệt.